浅析企业采购业务内部控制制度(2)

3        采购业务主要流程及其控制

采购业务需要由供应、采购、验收、财会各部门共同协助完成。 

为了充分发挥采购与付款的内部会计控制的作用，实现采购与付款的内部会计控制目标，应对企业主要的采购与付款业务流程进行具体的内部会计控制。

3.1  请购　

提出物品和劳务的需要是采购环节的开始，企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。

其中还包括询价并确定供应商。由企业指定的询价人员对拟采购的物资进行供应商查询, 查询内容包括供应商的价格、质量、可享受的折扣、付款条件、交货时间和供应商的信誉等, 采购询问比较清楚后, 交由授权的主管人员对《请购单》或《订货单》进行二次审批, 确定供应商。

3.2    采购

无论何种需要的请购，采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定：应订购多少；向谁发出订货单； 什么时候发出订货单。

3.3    验收　

为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。

质量检验也是验收工作很重要的一部分。采购物资运抵企业后，首先应由企业的质量检验部门对此批物资进行质量的验收和检测，检测的依据是《请购单》或《订货单》、《购销合同》和企业内部质量管理要求，在确认无误后，质量检验部门填写《验收单》，并签名盖章。

3.4    审核　

对购货业务的各种凭证进行严格的审查，是保证业务的合法、合理性、内部控制制度的严密性的重要手段。

3.5    付款　

付款这一环节表示采购业务的结束。对于现金支付的交易，为了进一步强化内部控制，还应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。对于企业采用赊账方式购买物品时，必然形成债务，由此而引发债务结算业务也必须对此加强控制。

3.6    帐务处理　

 

财务部门在收集到采购单据齐全的情况下，应按照《会计核算规定》及时、准确地编制记帐凭证，并将上述支持性凭证（请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票，若为进口的还应包括报关单）附在记帐凭证的后面，如资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记帐凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付帐款”分类明细帐中。

3.7对帐　

财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对帐单, 审核其余额与企业“应付帐款”余额是否一致, 在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后, 企业与供应商的月末余额应保持一致。

总之，内部控制制度贯穿于企业经营活动的各个方面，企业应在采购业务中实施内部会计控制，对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序； 健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统；加强对请购、采购、验收、付款关键点的控制，实施采购决策环节的相互制约和监督机制。只有这样，才能有效的堵塞采购业务过程中的漏洞、消除隐患、保护企业财产安全、防止舞弊行为的发生。相信随着管理层对这项工作重视程度的加深，企业一定会沿着各项制度良性循环的轨道健康发展。

 

参考文献

[1]张文贤，孙琳. 内部控制会计制度设计[M]. 上海：立信会计出版社, 2005.

[2]田培源. 加强企业内部会计控制的对策.审计研究,2003,5.

[3]明德新, 刘国成. 企业会计基础工作实务[M]. 北京：民主与建设出版社, 2004.

[4]朱灿明. 对企业内部控制制度的几点思考.人民邮电报,2004,12.

[5]财政部注册会计师考试委员会办公室. 注册会计师全国统一考试辅导教材—审计[M]. 北京: 中国财政经济出版社, 2006.

作者简介：程新（1972 - ），女，会计师，主要从事财务管理工作。

 

[6]梁运吉.公司内部控制问题研究.商业研究,2006,23.